O que é acuracidade de estoque
É o percentual de itens em que a quantidade registrada no sistema é igual à quantidade que está de fato na prateleira. Se você contou 100 itens e 96 bateram, a acuracidade é de 96%.
O número parece simples, e é. O que ele mede é outra coisa: o quanto dá para confiar no sistema sem ir lá olhar. Com acuracidade alta, o vendedor promete entrega com base no que a tela mostra e o comprador repõe o que realmente acabou. Com acuracidade baixa, cada pedido vira uma consulta ao galpão e cada compra é um palpite.
É por isso que esse indicador costuma ser o primeiro que um gestor de logística pede quando chega numa operação nova. Antes de discutir giro, cobertura ou ruptura, ele quer saber se os números do sistema estão certos. Se não estiverem, todos os outros indicadores também estão errados.
Calcule a sua agora
Pegue o resultado da última contagem, mesmo que tenha sido parcial. Digite quantos itens foram contados e em quantos deles a quantidade bateu com o sistema.
Calculadora
Acuracidade por item
Conta como item cada produto em cada endereço. Faltou ou sobrou, não bateu.
A cada 100 itens, 6 estão errados no sistema. No dia a dia isso aparece como venda de produto que não existe.
A fórmula, com um exemplo de verdade
"Item correto" é aquele em que a quantidade contada é exatamente a do sistema. Não existe meio certo: se o sistema diz 120 fardos e você contou 118, aquele item entra como errado.
Veja uma contagem pequena, de seis itens, num depósito de descartáveis:
| Produto | Sistema | Contado | Resultado |
|---|---|---|---|
| Copo descartável 200 ml (caixa) | 48 | 48 | Bateu |
| Guardanapo 22×23 (fardo) | 120 | 112 | Faltou 8 |
| Saco de lixo 100 L (pacote) | 36 | 36 | Bateu |
| Bobina térmica 80 mm (caixa) | 15 | 15 | Bateu |
| Pote 500 ml com tampa (caixa) | 22 | 24 | Sobrou 2 |
| Água mineral 500 ml (fardo) | 60 | 60 | Bateu |
| 4 corretos de 6 contados | 66,7% |
Repare no pote de 500 ml. Sobrou mercadoria, e mesmo assim ele conta como erro. Sobra quase sempre é o espelho de uma falta em outro lugar: alguém guardou ali o que deveria estar em outro endereço, ou deu entrada de uma nota no item errado. Quem só se preocupa com o que falta enxerga metade do problema.
Por item ou por valor?
A conta acima é a acuracidade por item, a mais usada e a que a calculadora faz. Ela trata igual um fardo de guardanapo e uma caixa de bobina, o que é bom para medir a disciplina da operação: um erro é um erro, não importa o preço.
A acuracidade por valor responde outra pergunta: quanto dinheiro está registrado errado. Some a diferença em reais de cada item, sem deixar sobra compensar falta, e compare com o valor total contado:
Deixar a sobra de um item abater a falta de outro. Se faltaram R$ 800 de um produto e sobraram R$ 800 de outro, a diferença líquida é zero, mas existem R$ 1.600 de estoque registrados errado. Some as diferenças sempre em valor absoluto.
Use as duas. A por item diz se a operação é organizada. A por valor diz onde dói no caixa. É comum uma operação ter 97% por item e um rombo grande por valor, porque os poucos erros estão justamente nos produtos caros.
Qual número é bom
Não existe percentual oficial. As faixas abaixo são as que a maioria dos gestores de logística usa como régua, e servem bem para saber onde você está:
Mais útil que comparar com outras empresas é acompanhar o seu próprio número ao longo do tempo. Uma operação que saiu de 89% para 94% em três meses está no caminho certo, mesmo ainda estando na faixa amarela.
De onde vem o erro
Estoque não erra sozinho. Cada divergência tem um momento exato em que nasceu, e quase sempre é um destes:
1. Entrada sem conferência
A nota diz 50 caixas, chegaram 48, e alguém deu entrada nas 50 porque "a nota está certa". O erro nasceu no recebimento e vai aparecer semanas depois, quando não dá mais para cobrar o fornecedor.
2. Caixa contada como unidade (ou o contrário)
O produto é vendido em caixa com 12 e comprado em fardo com 6. Na contagem, uma pessoa anota 3 caixas e outra anota 36 unidades. Esse é um dos erros mais caros porque gera diferenças enormes de uma vez só, e aparece muito em distribuidora de bebida, limpeza e descartáveis.
3. Mercadoria guardada fora do lugar
O sistema sabe que o produto existe, mas ninguém sabe onde. Na contagem, o endereço oficial aparece com falta e um canto qualquer aparece com sobra. Sem endereço fixo para cada produto, isso não tem fim.
4. Saída que não foi lançada
Avaria jogada fora, amostra dada para cliente, troca feita no balcão, produto usado na própria empresa. Saiu da prateleira e não saiu do sistema.
5. Contagem no papel, digitada depois
Quem conta anota numa folha. Horas depois, outra pessoa digita. Letra ilegível, linha pulada, número trocado. E enquanto isso o galpão continuou vendendo, então a contagem já nasce velha.
Como subir o número
Repare que nenhuma das causas acima se resolve contando mais vezes. Contar mais só mostra o erro mais cedo. O que sobe a acuracidade é fechar as portas por onde ele entra:
- Um endereço para cada produto. Rua, prateleira e nível. Mercadoria sem endereço é mercadoria que vai sumir na próxima contagem.
- Conferir na entrada, item por item. É o ponto mais barato para pegar o erro, porque o fornecedor ainda está ao alcance.
- Contagem cega. Quem conta não vê a quantidade do sistema. Se vê, a tendência natural é "achar" o número que já estava lá.
- Contagem rotativa em vez de inventário anual. Separe os produtos por importância (a famosa curva ABC): os que mais giram ou mais valem são contados toda semana, os do meio uma vez por mês, o resto a cada trimestre. Ninguém para o galpão e o erro aparece enquanto ainda dá para descobrir a causa.
- Recontar antes de ajustar, e registrar o motivo. Ajuste sem motivo apaga a pista. Com motivo anotado, em dois meses você descobre que metade das divergências vem do mesmo lugar.
- Contar com leitor, não com caneta. Bipar o código elimina a digitação, a confusão entre produtos parecidos e a folha perdida.
Coletor de dados dedicado custa caro, mas hoje ele não é a única opção: a câmera de um celular comum lê código de barras bem o suficiente para contagem. Dá para começar com os aparelhos que a equipe já tem.
ERP Connect Mobile
Contagem pelo celular, com o estoque já endereçado
O sistema que a gente faz junta as três coisas deste artigo num lugar só: cada produto tem endereço, a contagem é feita bipando com o celular da equipe, e a divergência aparece na hora, com quem contou e quando.
- ✓A câmera do celular vira o leitor. Sem comprar coletor.
- ✓Endereço por rua, prateleira e nível para cada produto.
- ✓Funciona sem internet: Wi-Fi de galpão cai, a contagem não para.
Perguntas frequentes
Acuracidade ou acurácia: qual é o certo?
Acurácia é a palavra do dicionário. Acuracidade é o termo que a logística brasileira consagrou, e é o que você vai encontrar em relatório, em sistema e em descrição de vaga. As duas querem dizer a mesma coisa.
De quanto em quanto tempo medir?
Quem faz contagem rotativa mede toda semana, sobre o que foi contado naquela semana. Quem só faz inventário geral mede uma ou duas vezes por ano, e aí o número chega tarde: quando você descobre que está em 88%, o erro já virou venda perdida faz meses.
Achei divergência. Ajusto o estoque na hora?
Reconte antes. Boa parte das divergências é erro da própria contagem: caixa contada como unidade, produto que estava em outro endereço, mercadoria já separada para um pedido que ainda não teve baixa. Ajuste só depois da segunda contagem, e anote o motivo.
Dá para fazer em planilha?
Calcular o percentual, sim. O que a planilha não resolve é a contagem: alguém anota no papel, outra pessoa digita depois, e cada passagem é chance de erro novo. Ela também não sabe o que foi vendido enquanto você contava, então a comparação já começa torta.