FIFO e FEFO: a diferença na prática e como fazer o estoque obedecer

O que é FIFO e o que é FEFO

Na maior parte do tempo os dois dão o mesmo resultado, porque o que chegou antes costuma vencer antes. A diferença aparece justamente quando isso não acontece, e é aí que mora o prejuízo.

Um fornecedor manda um lote fabricado há mais tempo. Outro, de uma fábrica diferente, chega com validade mais curta. Uma bonificação vem com o prazo apertado. Nesses casos, o lote que entrou por último vence primeiro. Quem segue FIFO à risca deixa justamente esse lote para depois, e ele vence parado na prateleira.

O mesmo produto, três lotes, três respostas

Molho de tomate em caixa, num depósito de alimentos. Três lotes no estoque. Toque em cada regra e veja qual lote sai no próximo pedido:

O botão "Na pressa" é o que acontece na maioria dos depósitos: o separador pega a caixa que está mais à mão. E a caixa mais à mão é quase sempre a última que chegou, porque quem guardou empilhou na frente. Nenhuma regra escrita na parede resolve isso sozinha.

FIFO, FEFO e LIFO lado a lado

Quando FIFO basta e quando precisa de FEFO

A pergunta que decide é uma só: o produto tem data de validade que importa?

• Não tem validade: FIFO. Ele evita que o estoque antigo fique esquecido no fundo, desbotando, amassando ou saindo de linha.
• Tem validade, e ela é longa e parecida entre os lotes: FIFO funciona na prática, porque o que entrou primeiro vence primeiro. Mas registre a validade mesmo assim; é ela que vai te salvar no dia em que vier um lote fora do padrão.
• Tem validade curta, ou lotes de fornecedores diferentes: FEFO, sem discussão. É exatamente o caso da simulação acima.

Num mesmo depósito convivem os dois. A distribuidora que vende bebida e copo descartável usa FEFO na bebida e FIFO no copo, e não há problema nenhum nisso.

Por que a regra não sai do papel

Ninguém no galpão é contra o FEFO. Ele falha por motivos bem concretos, quase sempre os mesmos:

A reposição é feita pela frente

Chegou mercadoria nova, quem guarda coloca na frente porque é mais rápido. O lote velho vai para o fundo e só reaparece no próximo inventário, vencido.

Dois lotes na mesma posição

Quando lotes diferentes dividem a mesma prateleira, o separador precisa ler a validade caixa por caixa para escolher. Com pedido esperando, ninguém lê.

A validade está em letra miúda

Impressa pelo fabricante numa lateral, às vezes num código que só quem conhece decifra. Se não foi anotada na entrada, vira trabalho de detetive na saída.

Ninguém olha o que vence daqui a 30 dias

O vencido é descoberto quando já venceu. Com um mês de antecedência daria para fazer promoção, devolver ao fornecedor ou empurrar para o cliente que compra mais. Sem esse aviso, o destino é o lixo.

A arrumação que ajuda

Antes de qualquer sistema, algumas decisões físicas resolvem boa parte do problema:

1. Abasteça por trás. Se a prateleira permite, a mercadoria nova entra pelo fundo e a velha fica na frente, ao alcance de quem separa.
2. Um lote por posição. Quando chegar um lote novo e a posição ainda tiver o antigo, use outra. Misturar é o que obriga o separador a escolher.
3. Validade escrita grande. Na etiqueta da posição ou na própria caixa, com caneta grossa. Leva segundos no recebimento e economiza minutos em cada separação.
4. Revisão semanal do que vence. Uma lista do que vence nos próximos 30 e 60 dias, conferida toda semana, com alguém responsável por decidir o que fazer com cada item.
5. Área separada para vencido e avariado. Fora da área de separação, com identificação clara, para nunca ser pego por engano.

Onde o sistema entra

A arrumação ajuda, mas depende de todo mundo fazer certo todo dia. O sistema tira a decisão da mão de quem está com pressa:

• Na entrada, cada lote é registrado com a validade e ganha um endereço próprio.
• Na separação, o celular do separador já mostra qual lote pegar e em qual prateleira. Ele não precisa ler validade nenhuma.
• Antes de vencer, o sistema lista o que está chegando perto, com tempo para agir.
• Depois de vencer, o lote fica bloqueado e não sai em pedido.

Dá para fazer parte disso em planilha? Com vinte produtos e uma pessoa cuidando, dá. Com centenas de produtos e uma equipe separando ao mesmo tempo, a planilha nunca está atualizada no momento em que o separador precisa dela.

Perguntas frequentes